Які правила електронного листування

Налаштуйте підпис для мобільних пристроїв Встановіть підпис для аккаунтів електронної пошти, якими ви користуєтеся з мобільних девайсів. Цей підпис має інформувати людей про те, що ви пишете з мобільного. Це відмінний спосіб вибачитися за стислість відповіді, граматичні помилки і друкарські без згадки про це в тілі листа. Наприклад: Пишу з iPhone, прошу вибачення за незграбність моїх пальців

Використовуйте умовні скорочення Завдяки цьому ви зможете прискорити процес спілкування по електронній пошті. Використовуючи ці скорочення в темі листа, ви допоможете одержувачу моментально визначити, яке з листів потребує вчинення якоїсь дії, яке повідомлення є просто інформаційним, і яке з мейлів зажадає час для того, щоб його прочитати повністю. Приклади скорочень: EOM (end of message) - можна використовувати в тому випадку, якщо все ваше повідомлення написано в самій темі листа. Поставивши в кінці EOM, ви тим самим дасте підказку одержувачу, що відкривати сам лист немає необхідності. RR (response required) - так можна позначати листи, що потребують відповіді. NNTR (no need to respond) - це скорочення можна використовувати, щоб дати знак, що цей лист є інформаційним і не потребує відповіді.

Нехай ваша підпис буде простий Не будьте занадто винахідливі при форматуванні свого підпису. Складне форматування, логотипи та графічні елементи часто губляться при відправці, у результаті чого одержувачі починають дратуватися через вкладення або повідомлення «зображення не відображається». Ваш підпис має бути вирівняна по лівому краю, складатися з одного лише тексту: акуратно і просто.

Стислість - сестра таланту Намагайтеся зробити свій лист коротким настільки, наскільки це можливо. Не потрібно писати есе в надії, що одержувач оцінить ваше вміння повно і красиво викладати свої думки, якщо ви можете пояснити суть повідомлення декількома ввічливими фразами. І не ставте знак рівності між стислістю і грубістю. Цінуйте свій час і час вашого опонента.

Не відправляйте величезні додатка до листа Несподівано великі додатки можуть засмітити поштову скриньку, зробити так, що в одержувача зависне мобільний девайс, ну і може виявитися причиною дратівливого настрою вашого опонента. Для відправки великовагових документів використовуйте перевірені сервіси-файлообмінники і просто кидайте посилання на скачування цих матеріалів.

Створіть автоматизовані повідомлення на випадок вашого тривалої відсутності на роботі Якщо вибудете відсутнім на робочому місці пару-трійку днів, то створіть короткий автоматизований відповідь тим, хто вам пише, повідомивши про те, коли ви зможете приступити до своїх обов'язків. По можливості, нехай це повідомлення уміщається в темі самого листа. Якщо ж ви відлучилися надовго, наприклад, виїхали, у відпустку, то включіть у ваш відповідь коротку інструкцію про те, як слід діяти людям що вам напишуть.

Використовуйте вірний інструмент для комунікації Подумайте, а чи варто взагалі використовувати в тому чи іншому випадку електронну пошту, якщо ви плануєте тривале листування короткими повідомленнями? Ви можете загрузнути в потоці цих листів.Розгляньте інші альтернативи: телефонна розмова, сервіси моментальних повідомлень, скайп або особисту зустріч. Подумайте, який з варіантів буде більш дієвим і доречним, і використовуйте саме його.